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Una "cita textual", en este contexto, es un trozo de texto, extraído de un libro, artículo u otra fuente, que está guardado en una "ficha", semejante a las fichas de papel tan comunes en la investigación. La ficha "virtual" guarda el nombre de la publicación de la que fue extraído, junto con una referencia a la página, un título sumario que la describe, y quizá su sitio en el esquema de la publicación.
Una ficha rellenada
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En la imagen, vemos tres áreas importantes:
La información de cabecera y clasificación: la publicación que contiene la cita, su página (u otra código o numeración que indica dónde se puede encontrar la cita dentro de la publicación), un título sumario para la cita, y si corresponde, el sitio de la cita en el esquema de la publicación.
Los contenidos de la cita. Nótese que hay tres pestañas; se puede introducir el texto literal de la cita en la pestaña "Texto", una traducción en la pestaña "Traducción" y un comentario (si queremos) en la pestaña correspondiente. Toda esta información se guardará y puede ser exportada luego.
La categorización de esta cita. El uso del sistema de categorización es quizá el aspecto más importante de crear una ficha. Según tu uso cuidadoso e inteligente de categorías, luego mejorarás mucho te capacidad de encontrar todas las citas relacionadas a un tema, o de encontrar aquella "cita perdida" que encontraste hace medio año, pero ya no acuerdas dónde. Puedes asignar tantas categorías como quieras, y siempre puedes crear nuevas categorías si las actuales no sirven para la cita actual.